Собрать данные из XML файлов в Excel и экспортировать. Создаём XML-файл Экспорт из excel в xml файл

После импорта данных XML, сопоставления данных с ячейками листа и внесения изменений в данные часто бывает нужно экспортировать или сохранить данные в виде XML-файла.

Важно:

Экспорт данных XML (не более 65 536 строк)

Экспорт данных XML (более 65 536 строк)

Найдите разность общего количества строк в файле и числа 65 537. Обозначим это число как x.

Удалите x строк с начала листа Excel.

Экспортируйте лист в файл данных XML (в предыдущем разделе описана процедура).

Нажмите кнопку Закрыть , но не сохранить лист. Затем снова откройте лист Excel.

Удалите все данные после всего x, а затем экспортируйте их в виде файла данных XML (ознакомьтесь с предыдущим разделом процедуры).

Это позволит не потерять оставшуюся часть данных. На этом этапе у вас есть два XML-файла экспорта, которые можно объединить, чтобы создать дубликат исходного листа.

Сохранение данных XML в сопоставленных ячейках в файле данных XML

Если нужно обеспечить обратную совместимость с более ранними версиями функциональности XML, можно сохранить файл в виде файла данных XML, а не использовать команду Экспорт .

Примечание: Если лист содержит заголовки или метки, отличающиеся от имен XML-элементов на карте XML, то при экспорте или сохранении данных XML приложение Excel использует имена XML-элементов.

Распространенные проблемы при экспорте данных XML

При экспорте данных XML могут появляться сообщения, подобные приведенным ниже.

Эту карту XML можно экспортировать, но некоторые необходимые элементы не сопоставлены

Такое сообщение может появиться по следующим причинам.

На карте XML, связанной с этой XML-таблицей, есть один или несколько необходимых элементов, которые с ней не сопоставлены.

Иерархический список элементов в области задач XML-источник указывает на наличие необходимых элементов, размещая красную звездочку в правом верхнем углу значка слева от каждого элемента. Чтобы сопоставить требуемый элемент, перетащите его на лист, где он должен отображаться.

Элемент представляет собой рекурсивную структуру.

Типичный пример рекурсивной структуры - иерархия сотрудников и руководителей, в которой одни и те же XML-элементы вложены на нескольких уровнях. Несмотря на то, что вы могли сопоставлять все элементы в области задач Источник XML, в Excel не поддерживаются рекурсивные структуры, которые более чем на один уровень, поэтому они не могут сопоставлять все элементы.

XML-таблица содержит смешанное содержимое.

Смешанное содержимое возникает, когда элемент содержит дочерний элемент и простой текст за пределами дочернего элемента. Это часто бывает в случае, когда теги форматирования (например, теги полужирного начертания) используются для пометки данных внутри элемента. Дочерний элемент может отображаться (если он поддерживается в Excel), но текстовое содержимое теряется при импорте данных и недоступно при экспорте, т. е не используется ни при прямой, ни при обратной операции.

Невозможно экспортировать карты XML в книге

Карту XML не удастся экспортировать, если невозможно сохранить отношения сопоставленного элемента с другими элементами. Отношение может не сохраниться по следующим причинам.

Определение схемы сопоставленного элемента содержится в последовательности со следующими атрибутами:

атрибут maxoccurs не равен 1;

последовательность содержит более одного прямого дочернего элемента или включает в себя другой составной объект в качестве такого элемента.

Неповторяющиеся элементы одного уровня с одним и тем же повторяющимся родительским элементом сопоставлены с разными XML-таблицами.

Несколько повторяющихся элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей, и повторение не определено предком.

Дочерние элементы разных родительских элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей.

Кроме того, невозможно экспортировать карту XML, если она содержит одну из следующих конструкций схемы XML.

Список списков. В одном списке элементов есть другой список элементов.

Ненормированные данные. XML-таблица содержит элемент, который в соответствии с определением в схеме должен встречаться один раз (атрибуту maxoccurs присвоено значение 1). При добавлении такого элемента в XML-таблицу Excel заполнит столбец таблицы несколькими его экземплярами.

Выбор. Сопоставленный элемент является частью конструкции схемы .

XML – это универсальный формат работы с данными. Его поддерживает множество программ, в том числе из сферы СУБД. Поэтому конвертация информации в XML важна именно с точки зрения взаимодействия и обмена данными между различными приложениями. Excel как раз входит в число программ, которые работают с таблицами, и даже может выполнять манипуляции с базами данных. Разберемся, как конвертировать файлы Эксель в XML.

Конвертация данных в формат XML не такой уж простой процесс, так как в его ходе должна быть создана специальная схема (schema.xml). Впрочем, для преобразования информации в простейший файл данного формата достаточно иметь под рукой обычные инструменты сохранения в Excel, а вот для создания хорошо структурированного элемента придется основательно повозиться с составлением схемы и её подключением к документу.

Способ 1: простое сохранение

В Excel можно сохранить данные в формате XML, просто воспользовавшись меню «Сохранить как…» . Правда, нет гарантии, что потом все программы будут корректно работать с файлом, который был создан таким способом. Да и не во всех случаях этот способ работает.

Таким образом, преобразование файла из формата Excel в XML будет совершено.

Способ 2: инструменты разработчика

Конвертировать формат Excel в XML можно с помощью инструментов разработчика на вкладке программы. При этом, если пользователь все выполнит правильно, то на выходе он получит, в отличие от предыдущего способа, полноценный XML-файл, который корректно будет восприниматься сторонними приложениями. Но сразу нужно сказать, что не каждому новичку может хватить знаний и умений сразу научится конвертировать данные таким способом.

По умолчанию вкладка инструментов разработчика отключена. Поэтому, прежде всего, нужно её активировать. Переходим во вкладку «Файл» и кликаем по пункту «Параметры» .

В открывшемся окне параметров перемещаемся в подраздел «Настройка ленты» . В правой части окна устанавливаем галочку около значения «Разработчик» . После этого жмем на кнопку «OK» , размещенную в нижней части окна. Вкладка инструментов разработчика теперь включена.

Далее открываем таблицу Excel в программе любым удобным способом.

На её основе нам предстоит создать схему, которая формируется в любом текстовом редакторе. Для этих целей можно использовать и обычный Блокнот Windows, но лучше применять специализированное приложение для программирования и работы с языками разметки Notepad++ . Запускаем эту программу. В ней создаем схему. На нашем примере она будет выглядеть, как показано внизу на скриншоте окна Notepad++.

Как видим, открывающим и закрывающим тегом для документа в целом служит «data-set» . В этой же роли для каждой строки выступает тег «record» . Для схемы вполне будет достаточно, если мы возьмем всего две строки таблицы, а не будем переводить её всю вручную в XML. Название открывающего и закрывающего тега столбца может быть произвольным, но в данном случае для удобства мы предпочли просто перевести русскоязычные наименования колонок на английский язык. После того, как данные внесены, просто сохраняем их через функционал текстового редактора в любом месте на жестком диске в формате XML под названием «schema» .
Опять переходим к программе Excel с уже открытой таблицей. Перемещаемся во вкладку «Разработчик» . На ленте в блоке инструментов «XML» кликаем по кнопке «Источник» . В открывшемся поле в левой части окна жмем на кнопку «Карты XML…» .

В открывшемся окне кликаем по кнопке «Добавить…» .

Запускается окно выбора источника. Переходим в директорию расположения схемы составленной ранее, выбираем её и кликаем по кнопке «Открыть» .

После того, как элементы схемы появились в окне, перетаскиваем их с помощью курсора в соответствующие ячейки наименования столбцов таблицы.

Кликаем правой кнопкой мыши по полученной таблице. В контекстном меню последовательно переходим по пунктам «XML» и «Экспорт…» . После этого сохраняем файл в любой директории.

Как видим, существуют два основных способа конвертации файлов XLS и XLSX в формат XML программой Microsoft Excel. Первый из них предельно простой и заключается в элементарной процедуре сохранения с заданным расширением через функцию «Сохранить как…» . Простота и понятность данного варианта, несомненно, являются преимуществами. Но у него есть один очень серьезный недостаток. Преобразование выполняется без учета определенных стандартов, и поэтому файл, конвертируемый таким способом, сторонними приложениями может просто не распознаваться. Второй вариант предполагает составление карты XML. В отличие от первого способа, таблица, преобразованная по данной схеме, будет соответствовать всем стандартам качества XML. Но, к сожалению, не каждый пользователь сможет быстро разобраться с нюансами этой процедуры.

У вас есть идеальный файл со всеми вашими данными о продукте или статистике, и теперь вам нужны эти данные в формате XML.

Преобразование файла в XML теперь намного проще, чем раньше, XML стал популярным. Теперь доступно множество инструментов для конвертирования файлов из одного формата в другой.

Конечно, эти инструменты абсолютно бесполезны, если ваши данные не готовы к конверсии.

Данные должны быть структурированы и организованы таким образом, чтобы их можно было правильно преобразовать в XML.

Шаг 1 Какой формат является вашим исходным файлом?

Тип вашего файла будет определяющим фактором того, как вы приближаетесь к преобразованию. Если ваш файл является одним из следующих типов, вам повезло.
Ваше приложение будет конвертировать его для вас:

Примечание. Важно отметить, что файлы Microsoft экспортируются в определенном формате. Эти документы могут быть или не быть тем, что вы ожидаете. Они содержат элементы, относящиеся к форматированию вашего документа Excel. Это было бы не идеально, если вы используете данные в приложении, которое относится к формату входящих данных.

Если, с другой стороны, ваш документ не находится ни в одном из этих форматов, вам придется либо искать инструмент конвертера, либо конвертировать его вручную (если у вас слишком много для преобразования вручную).

Программное обеспечение, такое как XML Spy, может конвертировать ваш код на основе SQL в документы XML. Когда у вас есть большой набор данных, настоятельно рекомендуется конвертировать.

Tab Delimited, CSV

Существуют другие инструменты конвертера, такие как XML-конвертер Rustemsoft или XML-Buddy (плагин Eclipse) из программного обеспечения Bocaloca. Эти приложения могут экспортировать ваши данные, а также предоставить вам файл XML Schema или DTD (определение типа документа), если это необходимо. Эти приложения очень удобны и делают процесс преобразования вашего файла или базы данных в XML более удобным для пользователя.

Шаг 2 Если вы на этом этапе, должны преобразовать его вручную.

Возьмем базовый текстовый документ и преобразуем его в XML. Но сначала о том, как быстро просмотреть основные правила XML:

XML. Расширяемый язык разметки представляет собой текстовый кросс-платформенный язык, который позволяет вам структурировать данные (например, адреса в адресной книге). Ожидается, что XML-документ будет иметь правильный синтаксис. Поэтому при создании XML-документов они должны быть хорошо сформированы. Хорошо сформированный документ имеет следующее:

Закрытые теги (<> или )

Атрибут элемента должен быть заключен в двойные кавычки

(<страна country id = «7»>)

XML чувствителен к регистру. Другими словами, начальный и конечный теги должны использовать один и тот же случай

Вот основной список голландских художников XVII века.

Рембрандт Ван Рейн, 1606-1669, Ночной дозор
Хендрик Аверкамп, 1585-1634, зима
Ян де Бисхоп, 1628-1671, Оостропорт

Как видите, данные разделяются запятыми.

Каждая строка представляет собой отдельный фрагмент данных. Каждый кусок имеет имя художника, год рождения и до смерти и, наконец, одну из их картин.

Поэтому нам нужно создать XML-файл со следующей структурой:

Имя художника
Год рождения художника
Год смерти художника
Живопись художника

Шаг 3 С учетом этого формата мы можем создать XML-файл.

Наш корневой элемент будет называться художниками, так как у нас есть список художников.

Rembrandt Van Rijn
1606
1669
Night Watch

Hendrick Avercamp
1585
1634
Winter

Jan de Bisschop
1628
1671
The Oostpoort

У каждого из наших художников есть две даты, связанные с ними, а также и картины.

Поэтому собираемся сделать имя, даты и нарисовать дочерний элемент рисования элементов. Они будут называться имя, год рождения, живопись и год. С этим файлом мы преобразуем данные, готовые к использованию по своему усмотрению.

Представляющими собой данные на основе ввода описания с тегами или настроек программ. Открыть их для редактирования обычным двойным кликом не получается. Связано это с тем, что для ассоциации с расширением не установлено нужное приложение, которое применяется по умолчанию. Но если нужно получить удобочитаемый файл в виде таблицы с возможностью редактирования, можно открыть файл XML в Excel. При этом не нужны никакие конверторы, способные преобразовывать форматы между собой. Единственное замечание: такая возможность имеется только в версиях Office версии 2003 и выше.

Как открыть XML в Excel: способ первый

Рассмотрим импорт данных на основе Excel версии 2016 года. Первый и самый простой способ состоит в том, чтобы изначально запустить программу Excel. При старте приложение вместо приветствия и логотипа выдаст специальное окно входа, в котором слева в меню присутствует строка «Открыть другие книги».

После этого используется пункт обзора, а в новом окне в качестве открываемого формата выбирается XML. После этого привычным методом находим нужный файл и жмем кнопку открытия. В этом случае распознает не как текстовый документ, содержащий описания и теги, а как самую обычную таблицу. Естественно, данные можно редактировать по своему усмотрению, но об этом позже.

Как открыть формат XML в Excel: способ второй

Практически ничем не отличается от первого еще один предлагаемый метод. Файл XML в Excel можно открыть из файлового меню или использовать для этого быстрое сочетание Ctrl + O.

Опять же, сначала выбирается тип формата, подлежащего открытию, после этого находится нужный файл и нажимается соответствующая кнопка.

Открытие XML: способ третий

Есть еще несколько методов XML в Excel. Так, в версии программы 2016 года можно использовать меню верхней панели, где выбирается раздел «Данные», а затем нажимается кнопка получения внешних данных.

В выпадающем меню нужно просто выбрать раздел «Из других источников» и в новом меню использовать строку «Из импорта XML». После этого следует стандартная процедура поиска нужного файла с последующим открытием.

Редактирование, сохранение и экспорт

При использовании любого из этих методов пользователь получает структуру таблицы. Редактирование производится точно так же, как это делается со стандартными файлами XLS. Иногда для удобства редактирования и сохранения данных целесообразно использовать меню для разработчиков.

В этом случае можно импортировать не все содержимое XML-файла, а только то, что действительно необходимо, вставляя информацию в соответствующие столбцы и строки, указав в качестве источника данных именно XML-объект. Но для этого необходимо в самой программе выполнить вход в аккаунт, используя свою регистрацию в Microsoft.

Сохранить измененный файл можно сразу же в оригинальном формате, выбрав соответствующий тип из списка. Из файлового меню, если объект был сохранен в «родном» формате Excel, можно выбрать функцию экспорта, нажать на изменение типа файла и установить в качестве конечного формата именно XML.

Если пользователю лень заниматься подобными преобразованиями, или в работе он использует версию Office ниже версии 2003, для открытия данного формата в виде таблицы придется использовать специальный конвертор. Таких программ сейчас предлагается достаточно много. В крайнем случае, если и это не подходит, без проблем можно обратиться к специализированным онлайн-сервисам, на которых формат будет изменен в течение пары десятков секунд. По окончании таких действий останется только загрузить готовый результат в формате XLS на жесткий диск, а потом открыть его в Excel. Впрочем, в большинстве случаев такие действия не требуются, поскольку в том же Office 2003 возможность прямого открытия (импорта) формата XML уже предусмотрена изначально. И думается, мало кто сегодня использует устаревшие офисные продукты Microsoft.

Microsoft Excel – удобный инструмент для организации и структурирования самых разнообразных данных. Он позволяет обрабатывать информацию разными методами, редактировать массивы данных.

Рассмотрим возможности использования его для формирования и обработки файлов веб-приложений. На конкретном примере изучим основы работы с XML в Excel.

Как создать XML-файл из Excel

XML – стандарт файла для передачи данных в Сети. Excel поддерживает его экспорт и импорт.

Рассмотрим создание XML-файла на примере производственного календаря.

Сделаем таблицу, по которой нужно создать XML файл в Excel и заполним ее данными.
Создадим и вставим карту XML с необходимой структурой документа.
Экспортируем данные таблицы в XML формат.

Сохраняем в XML файл.

Другие способы получения XML-данных (схемы):

Скачать из базы данных, специализированного бизнес-приложения. Схемы могут предоставляться коммерческими сайтами, службами. Простые варианты находятся в открытом доступе.
Использовать готовые образцы для проверки карт XML. В образцах – основные элементы, структура XML. Копируете – вставляете в программу «Блокнот» - сохраняете с нужным расширением.

Как сохранить файл Excel в формате XML

Один из вариантов:

Нажимаем кнопку Office. Выбираем «Сохранить как» - «Другие форматы».
Назначаем имя. Выбираем место сохранения и тип файла – XML.

Еще варианты:

Скачать конвертер XLC в XML. Либо найти сервис, с помощью которого можно экспортировать файл онлайн.
Скачать с официального сайта Microsoft надстройку XML Tools Add-in. Она в бесплатном доступе.
Открываем новую книгу. Кнопка Office – «Открыть».

Как открыть XML файл в Excel

Жмем ОК. С полученной таблицей можно работать, как с любым файлом Excel.

Как преобразовать файл XML в Excel

Созданную таблицу редактируем и сохраняем уже в формате Excel.

Как собрать данные из XML файлов в Excel

Принцип сбора информации из нескольких XML-файлов такой же, как и принцип преобразования. Когда мы импортируем данные в Excel, одновременно передается карта XML. В эту же схему можно переносить и другие данные.

Каждый новый файл будет привязываться к имеющейся карте. Каждому элементу в структуре таблицы соответствует элемент в карте. Допускается только одна привязка данных.

Чтобы настроить параметры привязки, откройте в меню «Разработчик» инструмент «Свойства карты».

Возможности:

Каждый новый файл будет проверяться программой Excel на соответствие установленной карте (если поставим галочку напротив этого пункта).
Данные могут обновляться. Либо новая информация добавится в существующую таблицу (имеет смысл, если нужно собрать данные из похожих файлов).

Это все ручные способы импорта и экспорта файлов.